Guida all’uso di mepatool con Slot ICT

Benvenuto nella guida all’uso di mepatool. Qui troverai tutte le informazioni necessarie alla creazione e pubblicazione del tuo catalogo nel MePA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione). Oltre al catalogo mepatool consente di gestire in modo molto efficacie anche le RdO (Richieste di Offerta), creare preventivi con prodotti e prezzi coerenti a quelli offerti nel MePA e gestire le OdA.

La guida è concepita partendo dal presupposto di non conoscere nessun aspetto del programma ma di avere una buona confidenza con le funzioni proposte dal portale acquistinretepa.
A questo scopo invitiamo a visitare la sezione di help del portale acquistinretepa.

Dato che il catalogo è al centro delle attività commerciali sul MePA, la guida parte da questa sezione; la sezione dedicata alle RdO e al modulo Clienti (preventivi e OdA) sono trattati più avanti.

Ogni modulo di mepatool è dedicato a funzioni specifiche. Relativamente al catalogo prodotti, che è a tutti gli effetti il cuore di tutta la piattaforma, i moduli fondamentali sono 2:
CATALOGO
MePA
Il primo è il “contenitore” vero e proprio dei prodotti, il secondo è l’ambiente dove gestire la pubblicazione dei prodotti nel MePA tramite una serie di strumenti di “sincronizzazione”. Il modulo MePA funziona quindi solamente se il contenitore CATALOGO contiene prodotti.
Un prodotto (o un servizio) potrà essere pubblicato sul MePA a patto che rispetti queste condizioni:
– avere tutti gli attributi validi richiesti da consip in base al metaprodotto assegnato.
– avere un prezzo di vendita.
Potremo vedere successivamente che è possibile determinare altre condizioni come per esempio la pubblicabilità di un prodotto anche in base alla disponibilità o altri criteri.
Quindi, sempre relativamente al catalogo, gli elementi basilari sono l’anagrafica dei prodotti (Catalogo) e il listino di vendita (Listino).

Il catalogo può essere popolato in vari modi. Esistono versioni di mepatool che contengono già migliaia di prodotti pronti per essere pubblicati grazie alla partnership con Office Distribution, Desktoo Italia e Esprinet. Queste soluzioni prevedono la ricezione automatica anche del proprio listino permettendo la pubblicazione di tutti i prodotti, completi di immagini, in un solo pomeriggio e mantenerli aggiornati con pochi passaggi in base alla variazione del listino o il rilascio di nuovi prodotti.

mepatool è in grado di gestire contemporaneamente più flussi di dati rendendo possibile la gestione del proprio catalogo in aggiunta a quelli provenienti dai partner. Inoltre sono disponibili “slot” che contengono dati completi di prodotti che potranno essere pubblicati direttamente una volta stabilito il criterio di definizione del prezzo di vendita

In questa guida:

I. CONFIGURAZIONE INIZIALE

II. CATALOGO, L’IMPORTAZIONE DELLO SLOT ICT E LA CONFIGURAZIONE DEI LISTINI

III. MARGINALITÀ

IV. MODULO MEPA

V. AMPLIAMENTO DEL CATALOGO

I. CONFIGURAZIONE INIZIALE

Il primo passo da fare per poter iniziare a lavorare con mePAtool è effettuare la configurazione inziale, i dati da tenere a portata di mano per completare questa operazione sono:

• Codice Utente e Codice di attivazione (ricevuti con il messaggio di attivazione)
• Username e password di accesso al portale acquistinretepa

Sarebbe opportuno poi impostare un metodo di produzione del CAF ovvero il codice con cui i nostri prodotti verranno pubblicati sul mePA, noi consigliamo di impostare il CAF Automatico e di determinare un Prefisso e/o un Suffisso

II. CATALOGO, L’IMPORTAZIONE DELLO SLOT ICT E LA CONFIGURAZIONE DEI LISTINI

Lo Slot ICT è un insieme di schede prodotto complete di Anagrafica del prodotto (Sezione Rossa) e di attributi MePA (Sezione Verde)
L’Anagrafica del prodotto comprende: Denominazione, immagine, descrizione sintetica e descrizione estesa, inoltre gli articoli importati sono classificati a livello di Categoria, Gruppo e Sottogruppo, questo come vedremo dopo, ci permetterà di gestire meglio la navigazione tra i prodotti e la gestione della marginalità.
Gli attributi MePa sono già completi e validi.

Vediamo quindi come importare lo Slot ICT e configurare i listini.

Come importare lo Slot ICT:

• Nella sezione Catalogo fare click su Slot ICT (Freccia rossa)
• Fare click su Slot Reset (Freccia verde), questa è un operazione che andrà effettuata solo la prima volta, per le operazioni frequenti di aggiornamento dello slot ICT sarà necessario fare click su Importa Flusso Catalogo (Freccia azzurra), un’operazione che andrà a recuperare uno ad uno i nuovi articoli aggiunti nello Slot ICT

Come configurare i listini:

Il primo passaggio da effettuare è quello di configurare i listini dei distributori a cui si è abilitati tra: TECH DATA, ESPRINET, COMPUTER GROSS, BREVI, COMETA, FOCELDA e RUNNER

• Fare click su HOME
• Fare click su Import/Export
• Fare click sui pulsanti a forma di ingranaggio relative ad i distributori (Freccia rossa) e impostare i dati di accesso ad i listini
• Fare click sul pulsante a forma di ingranaggio accanto alla scritta Slot ICT (Freccia verde)

• Per prima cosa fare click su TEST FTP (Freccia azzurra), questa operazione serve a verificare che i listini vengano scaricati correttamente.
• Successivamente scegliere un criterio di selezione del prezzo a seconda delle preferenze e delle scelte commerciali della società.
• Chiudere la finestra e fare click sul tasto Esegui (Freccia gialla)

Una volta completate queste operazioni otterremo un catalogo completo di attributi MePa e prezzo di vendita che risulterà quindi pubblicabile.

III. MARGINALITÀ

Andiamo adesso quindi a capire come gestire la marginalità.
La marginalità viene gestita a livello piramidale secondo la classificazione degli articoli, nell’esempio qui sotto è stato impostato un ricarico del 15% (Freccia viola) sugli articoli del sottogruppo “Notebook”, mentre ad esempio gli articoli classificati come “Server”, non avendo nessun ricarico applicato erediteranno il ricarico del 22% (Freccia verde) applicato al Gruppo “Computer”, quindi a loro volta gli articoli del Gruppo “Stampanti e Accessori” ad esempio erediteranno il ricarico del 30% (Freccia blu) applicato alla Categoria “Apparecchiature informatiche e accessori” e così via, le Categorie a cui non è stato assegnato alcun ricarico erediteranno il Ricarico Generale (Freccia azzurra)

Per accedere alla finestra della marginalità sarà necessario fare click sul pulsante Marginalità (Freccia rossa) all’interno della sezione MePA.

IV. MODULO MEPA

A questo punto siamo pronti per pubblicare il nostro catalogo sul MePA.
Se non è presente nessun articolo già pubblicato sul MePA si può procedere indistintamente con un operazione di Sostituzione integrale o con un operazione di Inserimento, qualora ci fossero già degli articoli pubblicati sul MePA, consultare questa guida.

Procediamo quindi con un’operazione di Inserimento:

Inserimento

• Fare click su GUIDATE
• Selezionare l’operazione 2) INSERIMENTO e fare click su CONFERMA
• Successivamente seguire le operazioni guidate

ATTENZIONE!!! Nelle fasi in cui viene richiesto di aspettare che le operazioni siano in un determinato stato nel portale (Dati da completare, Generazione template completata, Approvato PDF da firmare), verificare sempre che TUTTE le operazioni siano in quello stato prima di procedere.

Per portare a termine correttamente l’operazione, si consiglia vivamente di seguire la guida Step by Step

Una volta completata correttamente l’operazione avremo pubblicato il nostro catalogo sul MePA, ipotizziamo quindi di arrivare il giorno seguente in ufficio ed aggiornare i listini, questa operazione può anche essere pianificata automaticamente a patto che il software sia aperto.

Come pianificare l’aggiornamento dei listini:

• Fare click sull’icona a forma di ingranaggio blu vicino la voce SLOT-ICT
• Selezionare un orario e fare click su ON (Freccia verde)

Qualora si preferisca eseguire l’aggiornamento dei listini manualmente, la procedura è la stessa vista in fase di configurazione dei listini nella sezione II. alla voce “Come configurare i listini” di questa guida.

Ipotizziamo quindi che dopo l’aggiornamento dei listini, ci siano state delle variazioni dei prezzi di articoli già inseriti, in questo caso sarà necessario quindi effettuare un’operazione di Massivo prezzi:

Massivo Prezzi

• Fare click su GUIDATE
• Selezionare l’operazione 3) MASSIVO PREZZI e fare click su CONFERMA
• Successivamente seguire le operazioni guidate

ATTENZIONE!!! Nelle fasi in cui viene richiesto di aspettare che le operazioni siano in un determinato stato nel portale (Dati da completare, Generazione template completata, Approvato PDF da firmare), verificare sempre che TUTTE le operazioni siano in quello stato prima di procedere.

Per portare a termine correttamente l’operazione, si consiglia vivamente di seguire la guida Step by Step.

Ipotizziamo poi che alcuni degli articoli inseriti sul MePA, secondo i nostri criteri di selezione del prezzo dei listini, non hanno più un prezzo di vendita perché ad esempio un prodotto non è più disponibile in nessun listino, in questo caso sarà necessario quindi effettuare un’operazione di Cancellazione:

Cancellazione

• Fare click su GUIDATE
• Selezionare l’operazione 4) CANCELLAZIONE e fare click su CONFERMA
• Successivamente seguire le operazioni guidate

ATTENZIONE!!! Nelle fasi in cui viene richiesto di aspettare che le operazioni siano in un determinato stato nel portale (Dati da completare, Generazione template completata, Approvato PDF da firmare), verificare sempre che TUTTE le operazioni siano in quello stato prima di procedere.

Per portare a termine correttamente l’operazione, si consiglia vivamente di seguire la guida Step by Step.

In qualsiasi momento è possibile consultare quali operazioni è necessario effettuare dalla sezione mepa come indicato nell’immagine sottostante (Freccia rossa).

Si ricorda sempre di portare a termine un’operazione prima di iniziarne un’altra per evitare che le operazioni vadano in errore.

V. AMPLIAMENTO DEL CATALOGO

A questo punto siamo attivi e pronti a lavorare sul MePA, è possibile però, qualora ne avessi la necessità, ampliare il proprio Catalogo, attraverso diversi metodi:

• Creazione manuale
• Importazione tramite Tracciato Record Demo
• Importazione scheda catalogo da Slot Listini

Creazione manuale della scheda catalogo

Per creare una scheda catalogo manualmente:

• Fare click su NUOVO (Freccia verde) all’interno del modulo Catalogo
• Riempire la scheda (Freccia rossa) e Confermare

Dopo la conferma si presenterà una scheda catalogo di questo tipo.

A questo punto sarà possibile: aggiungere un immagine tramite l’icona indicata dalla Freccia verde, Assegnare una classificazione (Freccia Azzurra).
Per completare la parte relativa agli attributi MePA della scheda prodotto, sarà invece necessario innanzitutto selezionare il metaprodotto più opportuno, relativo al prodotto inserito (Freccia rossa).

Una volta selezionato il metaprodotto:

• Fare click sui tasti 1 e 2 (Freccia Rossa)
• Completare i dati e gli attributi MePA (Freccia blu)
• Fare click su 3 (Freccia viola) per verificare che tutti i dati siano stati inseriti correttamente e validare l’articolo per la pubblicazione

Se necessario è possibile consultare anche questa videoguida relativa all’inserimento manuale.

Importazione tramite Tracciato Record Demo

La creazione manuale delle schede catalogo può risultare molto lunga se si ha la necessità di inserire tanti prodotti, è possibile quindi creare le schede catalogo tramite un tracciato record.

Per produrre i tracciati record, all’interno della sezione Catalogo, fare click su mePAtool (Freccia verde) e fare click su Tracciati Record Demo (Freccia Rossa)

Una volta completata la procedura verrà prodotto un tracciato catalogo e un tracciato listino, per la creazione massiva di nuovi articoli avremo bisogno del tracciato catalogo, che una volta aperto si presenterà in un file di questo tipo.
A questo punto inserire i nuovi articoli all’interno del file excel e procedere all’importazione.

Per effettuare l’importazione:

• Fare click su HOME
• Fare click su Import/Export
• Fare click sul pulsante a forma di ingranaggio (Freccia rossa)
• Selezionare il file facendo click sul pulsante a forma di lente di ingrandimento (Freccia Blu)
• Fare click su VERIFICA importazione (Freccia verde)

Una volta all’interno della pagina di importazione:

• Fare click su Importa File (Freccia rossa)
• Tramite le checkbox (Freccia blu), selezionare tutte le voci che si vogliono importare all’interno di mePAtool
• Selezionare la modalità di importazione (Freccia viola), in questo caso essendo un’importazione di nuovi articoli selezioneremo Nuovi
• Salvare le impostazioni (Freccia gialla) e fare click su Importa in mepatool (Freccia verde)

A questo punto gli articoli saranno stati importati all’interno di mePAtool, senza gli attributi MePA che andranno prodotti manualmente.

NB: La funzione di importazione tramite Tracciati Record Demo, può essere utilizzata oltre che per inserire massivamente nuovi prodotti, può essere usata anche per arricchire i dati degli articoli già presenti (Es. Per assegnare la classificazione) con un operazione di tipo Merge.

Se necessario è possibile seguire anche la videoguida relativa ad i Tracciati Record Demo

ATTENZIONE!!! I prezzi degli articoli inseriti manualmente devono essere gestiti anch’essi in modo manuale, in questo ci può essere d’aiuto il tracciato listino creato tramite la funzione Tracciati Record Demo

Per la gestione dei prezzi di vendita è sufficiente il CodiceArticolo (Codice Principale su mePAtool) ed il PrezzoUnicodiVendita

Importazione scheda catalogo da Slot Listini

L’importazione dei listini ci permette di importare all’interno di mePAtool gli articoli che sono all’interno dei listini e che non sono ancora presenti all’interno dello Slot ICT.
La ricerca di questi prodotti si può effettuare andando nella sezione Catalogo e facendo click su l’icona a forma di lente di ingrandimento di fianco alla scritta CERCA (Freccia rossa).
All’interno di questa schermata è possibile effettuare tramite la barra di ricerca, una ricerca per Part Number, inserendo direttamente il codice del produttore, o una ricerca Libera, inserendo il nome del prodotto che si desidera cercare.
Una volta effettuata la ricerca otterremo una lista di articoli come nell’immagine, ed è possibile vedere se l’articolo cercato è già presente in catalogo (Pallino blu vicino al Part number), se sono disponibili i dati commerciali (Pallino verde) e quindi è possibile importarlo all’interno del programma, o se i dati non sono disponibili (Pallino rosso) e quindi non è possibile importare l’articolo all’interno del programma.
Una volta trovato l’articolo desiderato, è possibile fare click sul pulsante indicato dalla freccia blu per importare l’articolo all’interno di mePAtool

Ipotizziamo ora di aver importato una Notebook HP, la scheda prodotto che verrà importata sarà una scheda già completa di anagrafica, ma senza gli attributi MePA che andranno quindi costruiti manualmente.

Automatizzazione degli attributi

Ci sono però vari metodi per velocizzare la produzione degli attributi, innanzitutto vediamo come automatizzare l’assegnazione del metaprodotto (per poter utilizzare questa funzione, gli articoli devono essere classificati opportunamente)

Questi passaggi possono essere seguiti anche attraverso questa videoguida.

Per prima cosa dobbiamo collegare i Sottogruppi ad i giusti Metaprodotti:

• Fare click su Classificazione e Margine (Freccia rossa)
• Fare click su Categorie -> MePA (Freccia blu)
• Collegare la Sottocategoria desiderata (in questo caso Notebook/Portatili) al giusto metaprodotto (in questo caso Notebook elettronici)

A questo punto basterà fare click su l’icona a forma di fermacarte indicata dalla freccia rossa per applicare il metaprodotto associato in precedenza

Per automatizzare gli attributi MePA è possibile impostare dei valori fissi (Freccia verde) oppure dei valori recuperati automaticamente dall’Anagrafica del prodotto (Freccia rossa), per accedere a questa scheda basterà fare click sull’icona a forma di ingranaggio di fianco a gli attributi indicato dalla freccia blu (questo passaggio deve essere fatto per ogni attributo).
Questa automatizzazione però è difficilmente applicabile a tutti gli attributi di un metaprodotto, e ci espone al rischio di pubblicare articoli sul MePA con schede prodotto poco dettagliate e/o errate.
Si consiglia quindi di utilizzare questa funzione con attenzione.

Per creare un’automatizzazione più accurata sarà necessario fare uso del modulo Icecat.

IMPORTANTE!!! LE AUTOMATIZZAZIONI VENGONO SEMPRE INNESCATE DAL CLICK DEL PULSANTE 2

Icecat

Grazie all’abbonamento Icecat, siamo in grado di ottenere dati strutturati e indicizzati, ciò significa che ogni dato all’interno delle schede tecniche Icecat ha una corrispondenza con un codice che può essere collegato direttamente agli attributi MePA tramite un’istanza.

Una volta impostato il proprio account facendo click sul tasto Impostazioni (Freccia rossa), sarà possibile fare click sull’icona a forma di gatto (Freccia verde) per andare a recuperare i dati direttamente da Icecat.

Una volta importati i dati Icecat è possibile fare click sul pulsante sotto l’immagine indicato dalla freccia verde per aprire una scheda contenente tutti i valori della scheda tecnica indicizzati attraverso un codice.

Per automatizzare la produzione degli attributi MePA tramite Icecat:

• Fare click sull’icona a forma di ingranaggio vicina all’attributo che si vuole automatizzare (nel mio caso Risoluzione dello schermo (HxV) [pixel]) e impostare il valore automatico su Istanza (Freccia rossa).
• Recuperare il codice del dato che vogliamo ottenere dalla scheda (Freccia verde) e copiarlo all’interno della casella Identificativo (Freccia blu).
• Confermare e fare lo stesso per gli altri attributi.

A questo punto quando verrà inserito un nuovo notebook e verranno recuperati i dati tramite Icecat, gli attributi MePA saranno popolati automaticamente.
Si consiglia vivamente di seguire anche la videoguida relativa all’automatizzazione degli attributi tramite Icecat.

Si ricorda che in qualsiasi momento è possibile accedere al portale di Help facendo click sul pulsante ? in alto a destra all’interno del programma.